Tips til at undgå spildtid

Vidste du at virksomheder i gennemsnit spilder 40% af deres tilbudsressourcer på udbud de aldrig ville have vundet? Det er spild af medarbejderne og direktørens tid. Her er tre spørgsmål du bør stille dig selv inden du begynder på næste tilbud.

Skal vi overhovedet byde? Det spørgsmål stiller for få virksomheder

Der er et spørgsmål mange virksomheder springer over, når en tilbudsforespørgsel lander. Mest fordi det føles lidt ubehageligt at stille: er det her overhovedet et tilbud vi kan vinde?

I stedet går man i gang. Man finder frem til gammelt materiale, sætter et team sammen, bruger 20-30 timer og sender et tilbud afsted man ikke havde en reel chance på fra starten.

Forskning fra Sifthub viser at virksomheder i gennemsnit bruger 40% af deres samlede tilbudsressourcer på udbud de aldrig ville have vundet. Det er ikke et lille tal. Det svarer for mange SMV'er til flere måneders arbejde om året.

Hvad koster et tilbud egentlig?

Et tilbud tager i gennemsnit 25 timer ifølge Loopio og APMP's benchmark rapport fra 2025. Men den tid er sjældent fordelt på én person. Der er typisk en der skriver, en der regner på prisen, en der skal godkende og ofte en der sætter det grafiske op. Og fordi der sjældent er en klar arbejdsdeling, opstår der ventetid, dobbeltarbejde og versionsforvirring undervejs.

Hertil kommer de indirekte omkostninger. Salgschefen der bruger to dage på et tilbud, er to dage væk fra eksisterende kunder. Direktøren der skriver den afgørende side om virksomhedens kompetencer søndag aften, er ikkealtid helt skarp mandag morgen. De timer ser ikke ud af meget i regnskabet, men de er der.

Når go/no-go beslutninger er sund fornuft

83% af professionelle tilbudsteams bruger i dag en struktureret go/no-go proces til at vurdere om de skal byde, ifølge Loopio og APMP's rapport. Det vil sige at de, inden de skriver en linje, stiller sig selv et antal konkrete spørgsmål: Kender vi kunden? Er vi konkurrencedygtige på pris? Har vi de nødvendige referencer? Har vi kapaciteten til at levere opgaven, hvis vi vinder?

Det kræver viden og hurtig indsigt om det tilbud man står overfor. Og gevinsterne er dokumenterede. Virksomheder der valgte at reducere antallet af tilbud de afsendte med ca. 38%, oplevede ifølge Delteks 2025 A&E Clarity Study at den samlede kontraktværdi de vandt steg med 52% det efterfølgende år. De brugte færre ressourcer og vandt mere, fordi de koncentrerede indsatsen der hvor chancen var reel.

Den skjulte pris på ingen proces

Uden en struktureret go/no-go vurdering sker der typisk to ting. For det første byder man på for mange opgaver, og kvaliteten af hvert enkelt tilbud lider under det. For det andet vurderer man hvert tilbud på mavefornemmelse frem for fakta, og mavefornemmelsen overestimerer konsekvent sandsynligheden for at vinde, fordi man gerne vil have ordren.

Tommelfingerreglen fra tilbudsbranchen er enkel: hvis det koster mere end 5% af kontraktværdien at skrive tilbuddet, og sandsynligheden for at vinde er under 30%, er forventet afkast negativt. Det er ikke en grund til altid at sige nej, men det er en god grund til at have et bevidst svar på spørgsmålet inden man begynder.

PETE AI hjælper med netop den beslutning. Allerede i det første trin af processen understøtter platformen vurderingen af om et tilbud er værd at gå videre med, inden der er brugt en eneste time på at skrive.

Kilder: Loopio & APMP RFP Response Trends & Benchmarks Report 2025; Sifthub bid management research; Deltek A&E Clarity Study 2025