Hvilken type tilbud laver I?

Kort fortalt

Det offentlige køber for 400 milliarder kroner om året hos private virksomheder. Alligevel opgiver 62% af danske SMV'er at byde, fordi de ikke ved hvordan de skal gribe det an. Og det private marked er endnu større. I denne artikel gennemgår vi hvilke typer af tilbud der findes, hvad der adskiller dem, og hvad du skal vide inden du beslutter dig for at byde.

Ikke alle tilbud er ens — og det har betydning

Mange virksomheder bruger ordet "tilbud" om alt fra en kort mail til en kunde til et 80-siders dokument med kravmatrix og dokumentationskrav. Det er to meget forskellige ting, og de kræver to meget forskellige tilgange. Her er et overblik over de tilbudstyper de fleste virksomheder møder.

Det uformelle kommercielle tilbud

En kunde ringer og spørger om pris. Eller I har haft et møde, og nu venter de på noget skriftligt. Der er ingen formelle krav, ingen fast skabelon og ingen andre bydende. Det kan sendes som en email, et Word-dokument eller en PDF.

Det lyder enkelt, men det er her mange virksomheder undervurderer opgaven. Et kommercielt tilbud er ofte det første skriftlige indtryk kunden får. Det afspejler kvaliteten af det I leverer, og en uklar eller rodet præsentation kan koste ordren uanset at prisen er rigtig. Samtidig sikrer I jer selv ved at have orden i de juridiske og kommercielle forhold, uanset om det er jeres egne I skal (huske at ) sende med eller om det er kundens, som I skriver under på.

Det private udbud

En større privat virksomhed eller organisation sender en formel udbudsforespørgsel til flere leverandører samtidig. Der er krav til hvad tilbuddet skal indeholde, ofte en deadline, og I konkurrerer direkte med andre.

Her gælder det om at læse materialet grundigt og svare præcist på det der spørges om. Mange tilbud tabes ikke på pris, men fordi svarene ikke matcher de stillede krav. Der er ofte flere personer involveret i at skrive tilbuddet og processen skal være effektiv for ikke at spilde tiden. Samtidig skal I have helt styr på risici.

Det offentlige udbud

Det offentlige køber ind for ca. 400 milliarder kroner om året, og SMV'er deltager i godt to tredjedele af de udbud der sendes i markedet. Men det er også her processen er mest formel og tidskrævende.

Offentlige udbud følger enten Tilbudsloven eller Udbudsloven afhængigt af kontraktens størrelse, og der er faste krav til dokumentation, frister og evaluering. 41% af SMV'er opgiver at byde fordi udbuddet stiller for mange krav til dokumentation, og 38% peger på usikkerhed om rentabiliteten. Smvdanmark Det er ikke nødvendigvis fordi opgaven er for stor, men fordi processen kan virke uoverskuelig.

Rammeaftaler

En rammeaftale er en aftale med en offentlig eller privat indkøber om at man kan levere ydelser over en periode, typisk 2-4 år, uden at hvert enkelt køb skal i udbud. At komme på en rammeaftale kræver et godt tilbud i første omgang, men giver til gengæld adgang til løbende ordrer.

Hvad betyder det i praksis?

Uanset hvilken type tilbud det drejer sig om, er der tre ting der altid gælder: man skal svare præcist på det der spørges om, prisen skal være forklaret og troværdig, og det hele skal se ordentligt ud.

Forskellen på typerne handler primært om formalitetsniveau og konkurrence. Jo mere formel processen er, jo mere struktureret skal tilbuddet være. Det er her et værktøj som PETE AI gør en forskel, fordi det hjælper med at holde styr på krav, genbruge godkendt indhold og sikre at ingenting bliver overset.

Kilder: SMVdanmark (smvdanmark.dk), smv-udbud.dk, Mercell (info.mercell.com), Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen