Hvor lang tid bruger I egentlig på at lave tilbud?

Kort fortalt

Et tilbud tager i gennemsnit 25 timer at skrive. Og med en gennemsnitlig win-rate på 45% ender over halvdelen af den tid uden en ordre. Det er endda mindre end de ca. 30 timer året før, primært fordi flere virksomheder er begyndt at bruge teknologi som støtte. ChatGPT bruges til at opsummere tilbud eller skrive enkelte dele af det samlede tilbud. For mange virksomheder uden en dedikeret tilbudsafdeling er det som regel direktøren eller salgschefen der bærer opgaven med at få tilbuddene skrevet, og tiden tages fra andre opgaver.

Hvad bruger I egentlig af tid på et tilbud?

Der kommer en forespørgsel ind. En kunde vil have et tilbud, eller et udbud dukker op med en deadline om tre uger. Og så begynder processen.

Første skridt er som regel at finde frem til et gammelt tilbud der ligner. Det ligger måske i en mappe på serveren, måske i en kollegas indbakke, måske begge steder i to forskellige versioner. Når man har fundet noget brugbart, skal man vurdere hvad der kan genbruges og hvad der skal skrives om. Det tager tid allerede her. Så skal der regnes på prisen. For mange betyder det at man åbner et Excel-ark, prøver at huske hvilke forudsætninger der lå bag sidst, og begynder forfra. Hvis andre skal ind over, venter man på dem. Mailes der frem og tilbage, mister man overblikket over hvilken version der er den nyeste.

Teksten skal skrives eller tilpasses. Den skal se ordentlig ud. Og til sidst skal nogen godkende det inden det sendes afsted.

Loopio og APMP har fulgt, hvad virksomheder bruger på et enkelt tilbud. I 2025 var gennemsnittet 25 timer, ned fra 30 timer året før. Den forbedring skyldes primært at flere virksomheder er begyndt at bruge dedikeret software og AI som støtte i processen. Det hjælper lidt - men ikke nok. Håbet er at der kan tages flere timer ud af tilbudsgivningen.

For store virksomheder med tilbudsafdelinger er 25 timer en arbejdsdag fordelt på flere mennesker. For de fleste er det som regel én persons ugearbejde, lagt oven i alt det andet der skal passes.

Hvad er chancen for at vinde?

Den gennemsnitlige win-rate på tværs af brancher er 45%. Det vil sige at lidt over halvdelen af alle tilbud ikke fører til en ordre. For en virksomhed der laver 30 tilbud om året á 25 timer er det 740 timers arbejde, hvoraf statistisk set over 400 timer ikke resulterer i noget. Det er en halv persons årstid, der går med at få lavet tilbud.

Hvad gør forskellen?

De virksomheder der bruger færre timer og vinder en større andel, har typisk struktureret processen. De genbruger godkendt indhold i stedet for at skrive fra bunden, de har styr på prisberegningen, og de bruger teknologi aktivt til at understøtte arbejdet. Ifølge Loopio er brugen af dedikeret software steget fra 48% til 65% på ét år, og 68% af tilbudsteams bruger nu AI som en del af processen.

PETE AI er bygget til præcis den virksomhed der ikke har en tilbudsafdeling, men som gerne vil have samme struktur og samme kvalitet. Man kommer i gang med det samme, og gevinsten viser sig allerede fra første tilbud.

Kilde: Loopio & APMP RFP Response Trends & Benchmarks Report 2025, baseret på data fra over 1.500 virksomheder globalt.